Könyvviteli zárlat, analitikák, leltározás rendje

A beszámoló összeállítása feltételezi azoknak a számviteli tevékenységeknek az előzetes elvégzését, amelyek biztosítják a beszámolók könyvviteli megalapozottságát és az adatok megfelelő ellenőrzöttségét.

E tevékenységek körébe tartozik:

• a könyvviteli zárlat,
• az analitikákkal való egyeztetés és
• a leltár összeállítása, a leltározás végrehajtása.

Könyvviteli zárlat:

• A könyvviteli zárlathoz az üzleti év végén a folyamatos könyvelés teljessé tétele érdekében végzett kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása tartoznak.
• A teljessé tétel az alábbiakban valósul meg:
  • Feladások: az elsődlegesen analitikus nyilvántartásokban, analitikus könyvelésben rögzített gazdasági műveletek (meghatározott időszakonként) összegzett értékadatait könyveljük a főkönyvi könyvelés számára.
  • Speciális naplók zárása: a naplók heti, havi stb. adatait a napló egyidejű zárásával felvezetik a megfelelő főkönyvi számlákra.
  • Rendező tételek könyvelése: meghatározott időszakonként szükségessé váló gazdasági műveletek könyvelését jelenti.
• A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó a könyvviteli számlákból az általa választott időszakonként, de legalább a beszámoló elkészítését, valamint a más jogszabályban előírt, a számviteli adatokon alapuló adatszolgáltatás teljesítését megelőzően, annak alátámasztására főkönyvi kivonatot köteles készíteni.
• Az egyszeres könyvvitelt vezető gazdálkodó a naplófőkönyvet vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást az általa választott időszakonként, de legalább az egyszerűsített beszámoló alátámasztásához, valamint a más jogszabályban előírt, a számviteli adatokon alapuló adatszolgáltatáshoz köteles lezárni.
• Attól függően, hogy a zárlati munkákat milyen időszakossággal végzik, beszélhetünk havi, negyedéves és éves könyvviteli zárlatról.
• Mivel a beszámoló összeállításának alapja a könyvviteli zárlat eredményeként összeállított, ellenőrzött főkönyvi kivonat, legalább a beszámoló készítésének időpontjában el kell végezni a könyvviteli zárlatot.

Az éves zárlat kapcsán elszámolandó tételek (első fázisban):

• a havi zárlat tételeinek elszámolása,
• a negyedéves zárlat tételeinek elszámolása,
• a fordulónapi leltározással kapcsolatban felmerült leltáreltérések elszámolása,
• a számlázott, de be nem érkezett szállítások értékének elszámolása (ha a teljesítés helye a szállító telephelye),
• az értékpapírok és a tartós lekötésű bankbetétek minősítése lekötési idő szempontjából, a szükséges átsorolások elvégzése,
• a nem folyamatosan vezetett készletszámlák esetében a készletszámla és a költségszámla közötti korrekció elvégzése,
• az állatállományra jutó készletérték-különbözet megosztása készlet és értékesítés között,
• a befejezetlen termelés, a félkész termékek és az üzemekben lévő megmunkálatlan anyagok év végi állománya értékének átvezetése a készletszámlákra,
• a saját termelésű készletek értékének utókalkuláció (vagy norma szerinti kalkuláció) által megállapított értékre történő helyesbítése,
• az elengedett és a behajthatatlannak minősülő követelések leírása (azon esetekben, amikor a leírást kiváltó ok év közben ismertté vált),
• az elévült és elengedett kötelezettségek kivezetése (azon esetekben, amikor a kivezetést kiváltó ok év közben ismertté vált),
• az időbeli elhatárolások elszámolása,
• a költségszámlák összevezetése, zárása,
• az eredményszámlák átvezetése az évi eredményszámlára,
• az eszköz- és forrásszámlák zárása.

A mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés napja közötti időszak korrekciós tételei:

• az immateriális javak és tárgyi eszközök terven felüli értékcsökkenéseinek elszámolása (piaci érték tartós és jelentős csökkenése, megrongálódás, megsemmisülés, feleslegessé válás, kísérleti fejlesztés eredménytelen befejezése stb.),
• az immateriális javak és tárgyi eszközök terven felüli értékcsökkenése visszaírásának elszámolása (piaci érték tartósan és jelentősen meghaladja a könyv szerinti értéket),
• a befektetett pénzügyi eszközök értékvesztéseinek elszámolása (tartós és jelentős árfolyamcsökkenés, hosszú lejáratú devizában nyújtott kölcsönök árfolyamváltozásai),
• a befektetett pénzügyi eszközök értékvesztése visszaírásának elszámolása (amennyiben az tartós és jelentős),
• a vásárolt készletek értékvesztéseinek elszámolása (a mérlegkészítéskor ismert és várható piaci beszerzési ár a nyilvántartási ár alá csökken, feleslegessé válás, használhatatlanná válás stb.),
• a vásárolt készletek értékvesztése visszaírásának elszámolása,
• az adott előlegek értékvesztéseinek elszámolása,
• az adott előlegek értékvesztése visszaírásának elszámolása,
• a saját termelésű készletek értékvesztéseinek elszámolása (a mérlegkészítéskor ismert és várható piaci eladási ár a nyilvántartás szerinti ár alá csökken, eladhatatlanná válás),
• a saját termelésű készletek értékvesztése visszaírásának elszámolása,
• a követelések értékvesztéseinek elszámolása (a várhatóan megtérülő összeg tartósan és jelentősen a könyv szerinti érték alatt marad, devizában fennálló követelések esetében első lépésben devizában meghatározva),
• a követelések értékvesztése visszaírásának elszámolása,
• az értékpapírok értékvesztéseinek elszámolása (árfolyamcsökkenés),
• az értékpapírok értékvesztése visszaírásának elszámolása,
• a kamatozó értékpapírok nem realizált beszerzéskori árfolyam-különbözete időarányos részének elhatárolása,
• a devizakészletek értékvesztéseinek elszámolása,
• a devizakészletek értékvesztése visszaírásának elszámolása,
• a hosszú lejáratú követelések és kötelezettségek megbontása egy éven belül esedékes és éven túl esedékes részre,
• a céltartalékok képzése,
• a devizás tételek (eszközök és források) mérlegforduló-napi átértékelésének elszámolása, ha az összevont, nem realizált árfolyam-különbözet összege jelentős,
• az adózás előtti eredmény elszámolása.

Analitika:

• Könyvviteli elszámolás két körben történik:
  • a mennyiségi és értékadatokat tartalmazó ANALITIKUS nyilvántartás keretén belül,
  • a csak értékadatokat rögzítő SZINTETIKUS főkönyvi elszámolás keretén belül.
• Az analitikus nyilvántartás biztosítja a tételes ellenőrzés lehetőségét és a tulajdon védelmét, míg a szintetikus az előző időszakról áthozott nyitó értékek figyelembevételével az összes értéket érintő változást tartalmazza.
• A gazdasági eseményekről készített feljegyzések megfelelő csoportosítása után a részletező nyilvántartások módosítását folyamatosan és idősorrendben kell végezni. Ezért nevezhető az analitika idősoros könyvelésnek.
• Az analitika feladata még a gazdasági esemény okozta változások csoportosítása főkönyvi számlaszámonként és ebből összesítés készítése a szintetika számára. Ezt az összesítést feladásnak nevezik. (A szintetika más megfogalmazás szerint számlasoros könyvelés).
• A feladás lehet:
  • folyamatos: a gazdasági esemény keletkezése után közvetlenül történik a bizonylatok feladása,
  • időszakos: a gazdasági eseményeket rögzítő bizonylatok feldolgozása a zárlati időpontokhoz kapcsolódik.
• A feladás az analitikának megfelelően kiterjedhet a következőkre:
  • befektetett eszköz feladása, amely tartalmazza az állományváltozásokat, valamint az értékváltozásokat,
  • készletnyilvántartás feladása (a vásárolt készletek és a saját termelésű készletek változásával kapcsolatban),
  • vevők és szállítók folyószámláinak nyilvántartásáról származó adatok feladása,
  • személyi jellegű kötelezettségekkel, illetve a munkavállalókkal kapcsolatos változásokra (TB járulék, nyugdíjjárulék, dolgozói kölcsönök stb),
  • a termelés elszámolásával kapcsolatos elszámolásokra,
  • a tulajdonosokkal kapcsolatos nyilvántartások feladására.
• Kiemelt fontosságúak az adókat érintő nyilvántartások, így különösen fontos az ÁFA-alapok és az ÁFA-kulcsok szerinti részletezés a kimenő és bejövő számláknál is.
• A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások (és a bizonylatok) adatai között egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét logikailag zárt rendszerben kell biztosítani.
• A kettős könyvvitel zárt rendszerében a könyvviteli számlák alkalmazásával biztosítható a megfelelő rendszerezettség és áttekinthetőség. Követelmény az analitikus nyilvántartásokkal való szoros kapcsolata és a kettő közötti számszerű egyezőség.

Leltár, leltározás:

• A gazdálkodó szervezetek eszközeiket és forrásaikat összevont értékösszegben mutatják ki mérlegükben.
• A leltár ellenőrzési, elemzési, elszámoltatási, egyeztetési szempontokból egy olyan tételes kimutatás, amely a gazdálkodó szerv eszközeit mennyiségben és értékben, forrásaikat pedig értékben tartalmazza. A leltárt a mérleg legfontosabb alapokmányának, kötelezően előírt dokumentációjának tekintik.
• A leltárak felépítésére, szerkesztésére kötelező előírások általában nincsenek, azonban az alábbiakban megegyeznek:
  • általában rész-, részletes- és teljes leltárak készülnek
    • rész leltár: egy üzem leltára,
    • részletes leltár: egy-egy eszközcsoport leltára,
    • teljes leltár: a vállalat egész vagyonának leltára.
  • elkülönítve mutatják ki: a teljes értékű, csökkentett értékű, a mobil és immobil, a saját és idegen tulajdonú stb. eszközöket, forrásokat.
• Megfelelő ellenőrzés mellett leltárnak tekintjük a szabályszerűen végrehajtott leltározás alapján helyesbített és ellenőrzött, a főkönyvi könyveléssel egyező analitikus nyilvántartásokat is.
• Leltározás alatt a vállalkozás kezelésébe, vagy tartós és ingyenes használatába adott, illetőleg tulajdonát képező tárgyi- és forgóeszközök, valamint azok forrásai, továbbá a birtokában lévő idegen tárgyi- és forgóeszközök valóságban meglévő állományának megállapítását értjük.

A leltározás célja:

• a mérleg valódiságának biztosítása a helyes eszköz és forrásállományok megállapítása, a valós eredmény kimutatásán keresztül,
• a könyvelés ellenőrzése és ezzel egyidejűleg a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése,
• a tulajdon védelme a tulajdont kezelők leszámoltatásával,
• a műszaki-gazdasági vezetés segítése az elfekvő készletek, a többletek, a hiányok, a ki nem használt eszközök stb. feltárásával,

A leltározás módja a mennyiségi felvétel illetve az egyeztetés:

• Mennyiségi felvétel: kötelező a mennyiségi felvétellel végzett leltározás, ha a vállalkozás nem, vagy nem folyamatosan vezet mennyiségi nyilvántartást. A nyilvántartásoktól függetlenül, a nyilvántartással való utólagos összehasonlítással, vagy a nyilvántartások alapján, a felvétel alkalmával való összehasonlítással lehet végrehajtani.

• Egyeztetés: egyeztetéssel kell ellenőrizni a csak értékben kimutatott eszközöket és kötelezettségeket. A főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal, vagy a könyvelés helyességét igazoló okmányokkal való összehasonlítása.

A leltározás elvégezhető:

• folyamatosan,
• fordulónappal.