Szigorú számadású nyomtatványok

2010. január 3.

A készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat, továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő összeget kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadás alá kell vonni.

Szigorú számadású nyomtatványok – annyit érnek, amennyi rájuk van írva
ezeket a nyomtatványokat sorszámmal kell ellátni és sorrendben felhasználni
a rontott példányokat stornózni kell, de ezeket is meg kell őrizni
- számviteli bizonylatokat – 5 évig
- pénztárkönyvet – 10 évig
a tömbök átadását-átvételét mindig dokumentálni kell – nyomtatvány sorszáma, átadás ideje, átvevő aláírása

Az alábbi nyomtatványokat kell szigorú számadású nyomtatványként kezelni

készpénz-felvételi utalvány
bevételi és kiadási pénztárbizonylat,
pénztárjelentés,
értékjegyek (étkezési utalvány)
egyéb, nem a pénzkezeléshez szigorúan kapcsolódó bizonylatok (számla, kiküldetési, menetlevél, stb.)

A szigorú számadású nyomtatványok átvétele és nyilvántartása

A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokról a kibocsátónak nyilvántartást kell vezetni, amelynek tartalmaznia kell az alábbi adatokat

a nyomtatvány neve és számjele
a beszerzés kelte
a beszerzést igazoló számla száma és a számlán feltüntetett teljesítés kelte
a tömbök sorszáma (tól-ig);
a használatbavétel kelte (amikor a tömbből első bizonylatot kiállították)
a felhasználás kelte (amikor a tömbből az utolsó bizonylatot kiállították)
a kiselejtezés kelte (amikor a bizonylat megőrzési határideje letelik, és attól kezdve a bizonylat selejtezhető)

A fenti adatokat tetszőleges formátumú nyilvántartásban lehet rögzíteni. Ez a kis vagy nagy alakú kockás füzettől kezdve, a különböző nyilvántartó kartonokon keresztül, a nyomtatvány boltokban kapható nyilvántartásokig, mind megfelelők. A nyilvántartás tartalma és nem a formája a lényeg.

A nyomtatvány boltokban kapható, nyomdailag előállított „Szigorú számadású nyomtatványok beszerzésének nyilvántartása” nevű nyomtatvány kitöltése eléggé bonyolult, mivel az felesleges adatokat is tartalmaz.

A nyilvántartások vezetéséért a mindenkori pénztár – kezelő a felelős. Nyilvántartásba bevezetett nyomtatványokat aláírás ellenében lehet felhasználni. Amíg nincs bevezetve addig nem a miénk, csak sima papír.

A szigorú számadású nyomtatványok teljes körűségének ellenőrzése

Az átvétel alkalmával meg kell vizsgálni, hogy az egyes füzetekben az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űrlapokon a sorszámok és esetleges egyéb jelzések (pl. számlavezető pénzintézet jelzőszáma) helyesek-e.

A szigorú számadású nyomtatványok őrzése

A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadású nyomtatványokat lehetőleg biztonsági zárral ellátott szekrényben kell megőrizni.